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Concept
Records management
Résumé
Le records management (ou gestion des documents d'activité ou gestion documentaire ou gestion des documents d'archives) est un système de gestion de l'information consignée et organique prouvant une activité (notamment professionnelle), sous n'importe quel format.
Il n’y a pas, dans le monde francophone, de consensus sur la traduction de l’expression records management et les versions françaises des diverses normes internationales qui ont recours à celle-ci traduisent records par documents, documents archivés, documents d’activité ou informations documentées. De même la version française du règlement de l'Union européenne sur la protection des données (RGPD) traduit le mot de quatre façons différentes selon le contexte : dossiers, archives, registres et enregistrements. En anglais courant, en effet, records désigne tout type de document, comme en témoigne l’expression Public Record Office qui a longtemps désigné les Archives nationales britanniques. Dans le contexte du records management, le mot a pris une connotation juridique faisant qu’il s’applique aux seuls documents ayant été validés ou enregistrés et ayant de ce fait acquis une valeur probante, tandis que l’expression archives material a été adoptée par les professionnels des archives pour désigner spécifiquement les documents conservés à des fins historiques par des services spécialisés. Traduire records par « enregistrement » comme cela se fait encore trop souvent est donc une erreur.
La norme ISO 15489 définit le records management comme le « champ de l'organisation et de la gestion en charge d'un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l'utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l'information liées à la forme des documents ». Elle consiste à identifier, classer, archiver, préserver, et quelquefois détruire des documents dotés d'une certaine valeur juridique.
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